“גזלן הזמן המרכזי שלנו בארגון הוא הישיבות. הן שואבות הרבה ויותר מדי זמן מהיום ומהשבוע….” התחיל לאמר לי אחד המנהלים בחברה איתה עבדתי….”הן לא אפקטיביות ונמרחות….” נכנס לדבריו בכאב, מנהל אחר. “אנשים לא מגיעים מוכנים, רבים כל הזמן…”, הוסיף שלישי.
החלטנו כי אנו לוקחים את נושא הישיבות כפרויקט. שני חברי הנהלה נרתמו לקדם את הנושא. השיגו תקציב ושרינו זמן בו אלמד את המנהלים כיצד לבצע ניהול ישיבות ודיונים אפקטיבי, החל משלב התכנון ועד שלב המעקב אחרי החלטות. אותם שני חברי הנהלה השקיעו בחניכה של מנהלי ביניים דרך סדנת ניהול ישיבות ודיונים, ליווי שלהם בתהליך ומדי פעם ישבתי עם המנהלים גם אני. “ישיבה שהיתה אורכת בעבר 3 שעות, אורכת היום בקושי שעה”, אמר לי אחד המנהלים עם חיוך גדול. “אנשים מגיעים מוכנים, הישיבות אפקטיביות”, אמר שני.
מנהלים נדרשים לנהל ישיבות ודיונים כל הזמן. זאת במטרה להציב יעדים לאנשיהם, להנחות, לנהל ולקדם תהליכי עבודה. מנהלים רבים נתקלים בקושי בניהול ישיבות ודיונים באופן אפקטיבי והם עצמם וכן עובדיהם חשים כי הישיבות אינן אפקטיביות, גוזלות זמן ומשאבים ואף מקשות לנהל ולבצע את העבודה השוטפת. המיומנות לניהול ישיבות ודיונים באופן אפקטיבי היא מיומנות הכרחית לכל מנהל ומרכיב משמעותי ביכולתו של ארגון להתנהל בצורה מקצועית, ואפקטיבית. היא מיומנות נרכשת ובסדנה זו רוכשים המשתתפים את המיומנות ומצליחים לנהל ישיבות ודיונים בהצלחה.