הגדרת מטרה ומסר מרכזי בפרזנטציה - עופר רשף

הגדרת מטרה ומסר מרכזי בפרזנטציה

מתוך הספר: “להטיס את הפרפרים במבנה מאת עופר רשף.

“אני רוצה להגביר את האפקטיביות בחברה,” אמר לי אבי ברגר, מי שהיה סמנכ”ל טכנולוגיות בחברת “פרטנר”, לפני כמה שנים בשיחת ההכנה לסדנת הפרזנטציה הראשונה שהעברתי אצלו בחטיבה. “אני רוצה שהמטרות בפרזנטציות שמועברות תהיינה ברורות. שיוצגו חלופות. שיידעו בדיוק מה צריך להסביר ועל מה לוותר. שהפרזנטציות תהיינה יותר חדות. קצרות. כך נקבל החלטות איכותיות יותר, נקדם מהר יותר וטוב יותר את החברה, נשפר את התוצאות העסקיות שלה, ונחסוך הרבה זמן. נתחיל בסדנה או שתיים, נראה את אפקטיביות הסדנה, ואז נתקדם.”

הייתה זו סדנה ראשונה מבין עשרים וארבע סדנאות בנות יומיים כל אחת, שהועברה בחברת “פרטנר” במהלך שנה וחצי. באחת מהן השתתף אבי ברגר עצמו עם כל מנהלי המחלקות של החטיבה.

“הייתי בכנס. היה מעניין,” שמעתי לקוח שלי מספר.

“מה אתה מתכוון לעשות בצורה אחרת או בנוסף הודות למה ששמעת בכנס?” שאלתי.

“לעשות אחרת? בנוסף? למדתי, יש לי תובנות, והיה כיף קצת להשתחרר.”

שיחה כזו שמעתי עשרות פעמים מלקוחותיי לאחר כנסי לקוחות שבהם השתתפו, כנסים מקצועיים ועוד. אפקטיביות של פרזנטציה נמדדת בהשפעה שלה. אם מטרתה להשפיע, לשכנע ולהרשים, אפקטיביות היא פרזנטציה שמשיגה את המטרה.

אפקטיביות נמדדת בעוצמת התוצאה של הפרזנטציה. תוצאה היא פעולה. הגדרת מטרה היא הגדרת הפעולה שהקהל צריך לעשות לאחר הפרזנטציה.

הפעולות הנובעות מפרזנטציות רבות ושונות בהתייחס לקהל היעד ולנושא. פעולה אפשרית: לקנות מוצר, לקדם פרויקט, לקבוע פגישה, לפעול לפי נוהל מסוים, להביא  בחשבון שיקולים מסוימים בסיטואציה מסוימת, לשכנע אחרים, לשתף פעולה בדרך מסוימת, להקצות משאבים ועוד. השאלה, שהמציג צריך לשאול את עצמו בבואו להגדיר את המטרה, היא:

“מה אני רוצה שקהל היעד יעשה בסוף הפרזנטציה?”

הפעולה יכולה להתבצע מיד בתום הפרזנטציה או בזמן מסוים בעתיד, והיא צריכה להיות ספציפית. כלומר: אם נאמר לקהל שאנו רוצים שהם יירתמו למהלך מסוים – לְמה אנו מתכוונים במילה “יירתמו?”

פעמים רבות לא קורה דבר, כי המציג לא פירט לְמה הכוונה, כלומר מה הפעולות המביעות רתימה. להשתתף בדיון? לתמוך בקבלת החלטות? להקצות משאבים? הפעולה צריכה להיות ספציפית וגם ריאלית.

הריאליות נגזרת מיכולתו – או מאי־יכולתו – של הקהל לבצע את הפעולה. למשל: פרזנטציות רבות, המכוונות לרכישה, השקעה או קבלת החלטה מסוימת, צריכות לכוון לכך, לתוצאה הסופית של התהליך. מטרת הפרזנטציה במקרה הזה צריכה להיות סיכום השלבים הבאים: פגישת המשך, הכנת “שיעורי בית” בנושא ועוד.

במהלך תהליכי ייעוץ ובסדנאות שאלו אותי פעמים רבות: “ואם המטרה שלי היא שהקהל לא יעשה דבר? למשל, בפרזנטציות המציגות סטאטוס של פרויקט?”

“בוודאי יש כאן פעולה,” עניתי, “מזמין הדיון – הדרג הבכיר, הממונה, המבקר – רוצה לקבל החלטה: האם אני צריך לשנות משהו באופן שבו הפרויקט מתנהל –  או שאני צריך לקבל החלטה לאפשר לדברים להמשיך להתנהל במסלול שבו הם מתנהלים? זו החלטה. זו פעולה.”

מצאתי כי לאוכלוסיות, המעבירות פרזנטציות בפני סטודנטים ובקורסים שונים, יש קושי להתמודד עם הגדרת המטרה. העברתי עשרות פרזנטציות לקבוצות רופאים מכל התחומים. “אנחנו, הרופאים, מלמדים סטודנטים. לפעמים אנו מוזמנים להעביר חומר לרופאים אחרים כדי שיהיו מעודכנים. אנו לא רוצים שהם יעשו משהו לאחר מכן.”

חקרתי את הסוגיה איתם: “אתם מלמדים רופאים אחרים לגבי מחלה או תרופה, מעדכנים אותם בחידושים שונים. השאלה שאתם צריכים לשאול את עצמכם היא: למה חשוב שהם יידעו זאת?”

הם ענו: “כי חשוב שיידעו.”

“מדוע חשוב?” התעקשתי.

“כדי שיידעו איך לטפל נכון במטופלים: באיזו תרופה להשתמש, מתי להפנות הלאה. לכן חשוב שיידעו.”

“אז מה אתם רוצים שהם יעשו במידע?”

“יטפלו על פי מה שלימדנו, יפנו הלאה במקרים כאלה וכאלה, ירשמו תרופה כזו וכזו.”

“זו המטרה שלכם. זו הפעולה שאתם רוצים שהם יעשו. צריך להגיד את זה.”

“ומה אם אני מרצה בכנס על מחקר שלי לקבוצת חוקרים, שחוקרת נושאים אחרים?” שאל אותי רופא בכיר.

“מדוע אתה מרצה להם על המחקר שלך? האם ייתכן שאתה רוצה שהם ילמדו מהלקחים שלך? יאמצו את המתודולוגיה שלך?”

“כן,” ענה לי אותו רופא. “זה למעשה הסיפור, לא חשבתי על זה.”

אותו רופא, שישב בסדנת הפרזנטציה מלא התנגדויות, נפגש איתי לאחר שבוע להדרכה אישית. מטרת ההדרכה הייתה להכין אותו לקראת הרצאה בכנס אליו עמד לטוס. הוא נכנס לחדר, בבית חולים בצפון הארץ, קלסר בידו, עט ביד השנייה, והמשפט הראשון שאמר היה: “שלום, עופר! ניסחתי את המטרה שלי. בוא נעבור עליה ונראה אם היא מדויקת, ריאלית וספציפית.”

באותו שבוע העברתי סדנה דומה בבית חולים אחר, וכמה ימים לאחריה הדרכתי באופן אישי את הרופאים. בתחילה היו שם התנגדויות רבות בהקשר זה של הגדרת המטרה. אחד הנושאים שעלו היה הצורך בהגדרת מטרה בקורסים אקדמיים. “לדעתי,” אמרתי, “אם חומר מסוים נמצא בתוכנית הלימודים, חשוב שילמדו אותו, כדי שיום אחד הסטודנטים יהיו רופאים טובים יותר, יטפלו כמו שאתם מלמדים אותם. אתם צריכים לכוון אותם למטרה הזו.” הוספתי וסיפרתי: “אני, ורבים מאלה שלמדו איתי לתואר הראשון ולתואר השני, לא זוכרים כמעט דבר מהלימודים האקדמיים. הם גם לא ממש סייעו לנו להצליח בחיים. את רוב הסיכומים זרקתי מזמן. יש סיכומים מקורס אחד לתואר השני שנשארו אצלי. יש מרצה אחת שאני זוכר אף זוכר – עשרים שנה מאוחר יותר – את מה שלימדה. לא רק כי היא הייתה מעניינת, אלא כי כל הזמן היא הגדירה את מטרות הלמידה, וחידדה מה עלינו לעשות עם מה שהיא מלמדת כאשר נהיה מנהלים. ואכן, כך עשיתי. לכן היה לכך ערך. תנו ערך לסטודנטים שלכם, הנהיגו אותם. הסבירו להם מדוע הם לומדים את מה שהם לומדים, מה הם אמורים לעשות עם הידע הזה בעתיד, מהי המטרה.”

לקריאת הספר ורכישת המהדורה הדיגיטלית »


פוסטים נוספים

סטוריטלינג לספר סיפור

סטוריטלינג – לספר סיפור

בעולם עסקי ותחרותי אומנות סטוריטלינג אינה שמורה רק לאנשי שיווק ומכירות. בעולם של היום עם מנהלים, עובדים, בעלי עסקים ולמעשה כל מי שרוצה להצליח נדרש

קרא עוד »