בעולם בו התחרות בין בתי עסק שונים היא עניין שבשגרה, מייחסים מנהלים רבים חשיבות רבה לניהול נכון, יעיל וכמובן רווחי אותו הם מיישמים תוך שימוש בשיטות ניהול שונות ומגוונות. אחת משיטות ניהול אלו נקראת ‘ניהול מטריציוני’.
מהו ניהול מטריציוני?
הניהול המטריציוני הוא מודל ניהולי שמאפשר לארגונים להתמודד עם דינמיקות עבודה מורכבות דרך שיטת עבודה שבה עובדים כפופים ליותר ממנהל אחד ומתמקדים במספר משימות ופרוייקטים במקביל, כלומר, עובדים יכולים להיות חלק מכמה צוותים ולדווח למנהלים שונים על פי הפרוייקטים והתפקידים שהם ממלאים.
ניהול מטריציוני הוא למעשה ניהול דינמי, בו עובד משוייך על פי רוב לפרויקטים על פי דרישה, ולא בהכרח מחויב לפרויקט אחד או לעבודה מסוימת וסיזיפית אותה עליו לבצע על בסיס יום יומי. לצורך הדגמה, כאשר חברת X מפתחת מוצר מסויים, ביכולתה לשכור עובדים למשך זמן הפיתוח באופן מטריציוני – כלומר העובדים מחוייבים לפרויקט למשך תקופת העסקתם, שם יהיה ממונה עליהם מנהל נוסף, ולאחר סיום התקופה ינותבו לפרוייקט אחר, בו יעבדו תחת אדם שונה שינהל אותם.
בניהול מטריציוני, הדגש הוא על גמישות ארגונית מאפשרת להתאים את המבנה הארגוני לשינויים בסביבה החיצונית ולצרכים המשתנים של הארגון. המבנה המטריציוני מסייע לשפר את היכולת לשיתוף פעולה ולחדשנות על ידי ניצול ידע מגוון והבאת פרספקטיבות שונות לפתרון בעיות.
עם זאת, המודל המטריציוני מציב גם אתגרים משמעותיים, במיוחד בתחום של ניהול קונפליקטים ובהירות הגדרת התפקידים. מחקרים שנערכו בתחום מצאו שעובדים בארגונים מטריציוניים עלולים לחוות חוסר בטחון לגבי המטרות והתפקידים שלהם, מה שיכול להוביל לדחיינות ולחוסר יעילות. כאשר מיושמת שיטת ניהול מטריציונית, ברוב המקרים נמצא העובד תחת מספר מנהלים שעשויים לצפות ממנו לתוצאות שונות, ולכן חשוב לדעת לאזן ולשלב בין הדרישות השונות. כאשר המנהלים מצליחים לתת מענה לאתגרים אלו על ידי קביעת ציפיות ברורות והגדרת תפקידים ברורים, הארגון יכול להרוויח משמעותית מהגמישות והחדשנות שהמודל המטריציוני מציע.
לפי מחקר של McKinsey, ארגונים שבהם הגדרת תפקידים ברורה מדורגים גבוה יותר במדדי בריאות ארגונית וביצועים. מעבר לכך, נמצא כי עובדים בארגונים מטריציוניים שבהם קיימת תרבות של הכרה ומעורבות עובדים בקבלת החלטות, מצליחים לשפר את מוטיבציית העובדים ולהשיג תוצאות טובות יותר לארגון. במחקר נמצא גם כי עובדים בארגונים מטריציוניים דיווחו על קבלת הכרה ושבחים יותר מאשר עמיתיהם בארגונים אחרים, מה שמצביע על חשיבות ההכרה ומחוייבות העובדים לאיכות העבודה בארגונים מטריציוניים.
הניהול המטריציוני דורש יכולת ניהול גבוהה, תקשורת מצוינת והבנה עמוקה של דינמיקות ארגוניות כדי למצות את היתרונות הרבים של המודל תוך פתרון האתגרים הקיימים. הצלחתו של המודל המטריציוני תלויה ביכולת לשלב בין שיטות ניהול מסורתיות לבין גישות חדשניות שמתמקדות בשיתוף פעולה, גמישות והקצאת משאבים יעילה.
מהם עקרונות שיטת הניהול המטריציוני?
דיווח כפול או מרובה: עובדים מדווחים ליותר ממנהל אחד, כאשר יש מנהל פונקציונלי (כמו מנהל משאבי אנוש) ומנהל פרויקט או מוצר. הדבר מספק לעובד חשיפה רחבה יותר לאסטרטגיות ולמטרות הארגון.
גמישות: מודל זה מאפשר גמישות גבוהה יותר בהתמודדות עם שינויים ומאפשר תיאום טוב יותר של חלוקת המשאבים בין פרוייקטים ובין תפקידים שונים בארגון.
טיפוח מיומנויות רב תחומיות: העובדים נדרשים לתקשר עם מנהלים ועמיתים מתחומים שונים, מה שמטפח את יכולתם להתמודד עם מגוון רחב יותר של תרחישים ובעיות.
הערכה מורכבת: בגלל הדיווח למספר מנהלים, תהליכי ההערכה והביקורת על העובדים יכולים להיות מורכבים יותר אך גם מדוייקים יותר, מכיוון שהם מבוססים על מגוון רחב יותר של פרספקטיבות.
תקשורת אפקטיבית: חשוב מאוד לקיים תקשורת ברורה ויעילה במודל מטריציוני, כדי להבטיח שכל הגורמים מעודכנים ומודעים למטרות ולתוצאות שמבקשים להשיג.
קונפליקטים ופתרון בעיות: מכיוון שעובדים ומנהלים יכולים להיתקל בקונפליקטים עקב אינטרסים שונים, יש צורך במיומנויות גבוהות של ניהול קונפליקטים ופתרון בעיות.
מהם יתרונות שיטת הניהול המטריציוני?
בראש ובראשונה עומד היתרון של ניצול כוח האדם בצורה נכונה ויעילה. כידוע, לעיתים קרובות ‘סובלים’ ארגונים שונים ממחסור בעבודה בתקופות מסויימות ובתחומים מסויימים, כך שלעיתים העובדים נותרים ללא עבודה שוטפת ורציפה בפועל. באמצעות שיטת הניהול המטריציוני ניתן לנתב את עובדי החברה למשימות שונות ולפרוייקטים שונים בהתאם לביקוש ולצורך, וכך למעשה להבטיח את העסקתם באופן מלא ויעיל יותר. המודל מטריציוני מאפשר ניצול מיטבי של משאבים על ידי הקצאה דינמית של עובדים לפרויקטים שונים לפי הצורך, מה שמגביר את יעילות העבודה ומפחית זמני המתנה או פערים בעומסי עבודה בין תפקידים שונים. עובדים יכולים להתמקד במטלות שבהן הם המומחים, תוך תרומה לפרויקטים מרובים וניצול יעיל של זמנם ויכולותיהם.
המודל המטריציוני בניהול מציע מספר יתרונות משמעותיים נוספים לארגונים שמבקשים לשפר את גמישותם ולהיערך לשוק המשתנה במהירות. כאמור, המודל מאפשר שיתוף פעולה יעיל יותר בין צוותים ובין תחומים שונים בארגון. זהו יתרון מרכזי בסביבות עבודה שבהן פתרון יצירתי של בעיות דורש תובנות וידע ממגוון תחומים.
כמו כן, המודל המטריציוני מעודד אוטונומיה ואחריות אישית גבוהה יותר בקרב העובדים, מאחר והם נדרשים לנהל את זמנם ומשימותיהם בצורה יעילה תחת יותר ממנהל אחד. המודל גם מסייע לעובדים לפתח תחושת בעלות (ownership) על התהליכים והתוצאות, מה שיכול להוביל למוטיבציה גבוהה יותר ולהשגת תוצאות טובות יותר.
בנוסף, המבנה המטריציוני מספק גמישות בתגובה לשינויים בשוק. יכולת הארגון להקצות מחדש משאבים במהירות ולהתאים את עצמו לדרישות חדשות היא קריטית לארגונים בעידן של שינויים טכנולוגיים מתמידים ותחרות גלובלית. זוהי תכונה המאפשרת לארגון להתמודד עם אתגרים ולנצל הזדמנויות חדשות בזמן אמיתי, תוך שמירה על יעילות. המודל המטריציוני מאפשר לארגון להיות יותר רספונסיבי וגמיש בפני שינויים בשוק ולהגיב במהירות לדרישות חדשות ולהזדמנויות עסקיות שמופיעות. היכולת להזיז משאבים בין פרויקטים ותחומים בצורה מהירה ויעילה תורמת ליתרון תחרותי.
כאשר ארגונים מתמודדים עם פרויקטים גדולים ומורכבים, המודל המטריציוני מאפשר לשלב מומחיות מתחומים שונים בצורה יעילה יותר, כולל גישה משותפת למשאבים, שיתוף ידע, וטיפול באתגרים רבי-תחומיים שדורשים פתרונות משולבים.
המודל המטריציוני מאפשר לארגון להתמקד בכישורים ספציפיים ובתחומי מומחיות של העובדים, מה שמבטיח שהארגון יוכל לנצל את הידע והניסיון של כל עובד למטרה המקסימלית, ולשלב זאת עם יכולות מחלקתיות אחרות כדי לייצר פתרונות חדשניים ויעילים.
המודל גם מקדם פיתוח מקצועי ואישי של העובדים על ידי חשיפה למגוון רחב של תפקידים בתוך הארגון. עובדים רבים מוצאים כי העבודה במודל מטריציוני מחדדת את מיומנויותיהם בתקשורת, בניהול זמן, ובהבנת “התמונה הגדולה” של הארגון. כל אלו מובילים לעצמאות גדולה יותר וליכולת להשפיע על התוצאות הארגוניות בצורה משמעותית. העובדים מקבלים הזדמנות ללמוד מהיכרות עם תחומים חדשים ולפתח יכולות חדשות שיכולות לתרום לקריירה שלהם לטווח הארוך. לעיתים קרובות, עובדים בארגונים מטריציוניים נדרשים להוביל פרוייקטים או לשמש בתפקידים המצריכים יכולות ניהול צוותים, גם אם הם אינם בתפקידי ניהול בכירים. עובדה זו מאפשרת להם לפתח מיומנויות ניהוליות חשובות שיכולות לתרום לקריירה שלהם לאורך זמן וגם לארגון בו הם פועלים.
בשל כל היתרונות הללו, ולמרות האתגרים שהוא מציב, המודל המטריציוני מציע מענה רחב לארגונים המעוניינים להיות יותר גמישים, חדשניים ויעילים בעולם העסקי המודרני. ההצלחה ביישום מודל זה תלויה ביכולת לנהל תהליכים רבים במקביל וביכולת להתמודד עם המורכבות הארגונית שהמודל מייצר.
אילו תכונות נדרשות ממנהל כדי להצליח בשיטת ניהול מטריציוני?
על מנת להצליח לנהל בשיטת ניהול מטריציוני מנהלים נדרשים להיות בעלי כמה תכונות ומיומנויות מרכזיות שמאפשרות להם לעמוד באתגרים הייחודיים של השיטה. ראשית, יכולת תקשורת מעולה היא חיונית, מכיוון שמנהלים בשיטה צריכים להעביר מסרים ברורים ולשמור על שקיפות מול צוותים ובעלי תפקידים רבים ושונים.
לכן גם יכולת לפתור קונפליקטים באופן מהיר ויעיל היא קריטית, שכן המודל המטריציוני עלול ליצור מתחים בין צוותים ובין מנהלים בעקבות אינטרסים משתנים ודרישות חופפות. מנהלים חייבים להיות מסוגלים לזהות ולנהל קונפליקטים עוד בשלביהם המוקדמים ולמצוא פתרונות שמקדמים את רווחת הצוות והארגון כולו.
מיומנות חזקות של ניהול זמן וקביעת סדרי עדיפויות היא תכונה נוספת שמנהלים במערכת מטריציונית צריכים לפתח. הם נדרשים להבין מתי ואיך להקצות משאבים לפרויקטים שונים, לעיתים תוך כדי התמודדות עם מספר דרישות תוך כדי שמירה על איזון בין צרכי הפרויקט לצרכים הארגוניים הרחבים.
לבסוף, חשוב שמנהלים במודל מטריציוני יפתחו יכולת להוביל ולהשפיע מבלי להיות בהכרח בעלי סמכות מנהלית ישירה על כל המעורבים בפרוייקטים שתחת אחריותם. המנהל המטריציוני צריך להיות מנהיג שמסוגל להניע אנשים לפעולה גם בלי להתבסס על כוח הסמכות המנהלית הקלאסית, אלא על כוח השכנוע וההשראה.
לסיכום, ההצלחה של מנהל במערכת מטריציונית תלויה ביכולתו לתקשר בצורה יעילה, לפתור קונפליקטים, לנהל זמן ועדיפויות באופן מדויק, להיות גמיש לשינויים ולהוביל באופן שמעודד שיתוף פעולה וחדשנות ללא תלות ישירה בסמכות היררכית.
אילו תכונות נדרשות מעובדים כדי להצליח בשיטת ניהול מטריציוני?
ראשית, חשוב שתהיה להם יכולת תקשורת מעולה. במערכת מטריציונית, עובדים נדרשים לתקשר עם מגוון רחב של גורמים ומנהלים, ולעיתים עליהם להעביר ולקבל מידע ממקורות שונים במקביל. תקשורת ברורה ויעילה תסייע להם למנוע מידע לקוי ולשפר את התיאום בין הפרויקטים השונים.
נוסף על כך, עובדים במודל מטריציוני צריכים להיות בעלי גמישות גבוהה ויכולת התאמה לשינויים. הם עשויים לעבוד על מספר משימות או פרוייקטים במקביל, ולעיתים יתבקשו לשנות פוקוס בהתאם לדרישות העסקיות שמשתנות. יכולת להתמודד עם שינויים במהירות ולשמור על רמה גבוהה של עבודה תחת לחץ היא קריטית להצלחה בסביבה זו.
יכולת לעבוד בצוות היא תכונה חשובה נוספת לעובדים בארגונים מטריציוניים. העבודה כחלק מצוותים שונים ועם אנשים מתחומים שונים מחייבת יכולת לשתף פעולה, להבין ולכבד גישות ודעות שונות, ולעבוד יחד למען מטרה משותפת. זה דורש גם יכולת לקבל ולהפיק לקחים ממשובים וביקורות ולהמשיך להשתפר ולהתפתח.
כמו כן, חשוב שעובדים יהיו מסוגלים לנהל את זמנם באופן יעיל, לקבוע סדר עדיפויות בצורה ברורה ולשמור על רמה גבוהה של יכולת ארגון, כולל התמודדות עם ביצוע משימות שונות עבור מנהלים שונים והיכולת להתמודד עם משימות רבות בו זמנית תוך שמירה על איכות עבודה אחידה ומקסימלית.
לבסוף, עובדים בארגון מטריציוני צריכים להיות בעלי יוזמה ומוכנים לקחת אחריות על המשימות שלהם. בסביבה שבה נדרשת עבודה עצמאית רבה וכן תרומה לצוותים, חשוב שעובדים יהיו מסוגלים לנהל את עצמם ולהציע פתרונות ללא צורך בהנחיה צמודה זהו מרכיב חשוב בהצלחת העבודה במערכת בה העובד לא תמיד זוכה להנחיה ברורה וממוקדת מראש.
מיומנויות אלה יסייעו לעובדים להתמודד עם האתגרים הייחודיים למודל זה ולהצליח בסביבת עבודה דינמית ומשתנה.
גולשים שקראו על ניהול מטריציוני התעניינו גם בתכנים הבאים:
ראיון בערוץ 2 על שיחת חולין כמקדמת עסקים
תפיסת העולם הסובייקטיבית של הלקוח
על בירור צרכי הלקוח
יצירת קשר ושבירת קרח עם הלקוח
עופר רשף על תפיסת העולם הסובייקטיבית של הלקוח
שאלות ותשובות נפוצות
ניהול מטריציוני התחיל בערך באמצע שנות ה50 של המאה הקודמת וישנם חברות רבות שמשתמשות בו ומצאו שהניהול הזה יעיל ביותר. שיטת הניהול המטריציוני באה להגדיר תפקידים לפי פרוייקטים וגמישות במעבר בין תפקידים שונים בהתאם לביקוש בארגון. כך שאין מנהלים ברמה גבוהה והיררכית הארגון הינה שטוחה. ראו דוגמא את חברת Valve המפורסמת. במאמר אני מסביר לעומק על שיטות ויתרונות של הניהול.
דוגמא מוכרת היא שיכול להיות מצב שעובד אחד מבצע פרוייקט מסויים שעליו לדווח למנהל שאחראי עליו בכל הקשור להתקמדות ועד כאן זה נשמע בסדר. אך אותו עובד גם אחראי על פרוייקט אחר ומנהל שניים או שלושה עובדים תחתיו ומשגיח על פרוייקט אחר במקביל. זוהי רק דוגמא אחת ובמאמר אני מסביר על כל ההיבטים של הניהול המטריציוני ויעילותו בארגונים היום.
ניהול מטריציוני מאפשר תקשורת יעילה בין המחלקות השונות. צוותים מגובשים יותר אשר יכולים לפתח מיומנויות למידה חדשות. גמישות תפקידים ויכולת להסתגל לסביבה במהירות. במקביל ליתרונות הרבים, נדרשים גם תכונות רבות שצריך ללמוד ועליהן אפרט במאמר.
